记录了每个学生的家庭情况、学习成绩、身体状况、特殊需求等等。这个档案将作为基金会后续工作的依据，确保每一笔资助都能精准地用在最需要的孩子身上。
“这套系统非常重要，“秦渊对刘校长说道，“有了它，我们就能清楚地知道每个孩子需要什么样的帮助。有的需要学费资助，有的需要营养补助，有的需要医疗援助。针对不同的需求，提供不同的帮助，这样才能真正帮到人。“
“秦先生，您想得太周到了，“刘校长感激地说道，“有了这个系统，我们对学生的情况一目了然，以后的工作会方便很多。“
秦渊还培训了刘校长和另外两位老师，教他们如何使用这套系统，如何记录和更新数据，如何向基金会汇报情况。
“你们是基金会在石头沟的代表，“秦渊说道，“以后我不在这里，这里的事情就要靠你们了。有任何问题，随时和我联系。“